Recientemente tuve la oportunidad de participar en un taller Kaisen para eficientar unos procesos administrativos del área comercial.
El objetivo era muy retador:
Hacer de un proceso actual que lleva hasta 45 días en solo...3 días!!
Desde que escuche el objetivo mis propios paradigmas me hicieron pensar que nunca podríamos encontrar la solución a un problema de años con tan poco tiempo de duración del taller.
Al principio hicimos varios procesos y ninguno se adaptaba a lo que nos pedia la empresa.
Cual era el error?
R= Seguir pensando como empleados y aferrarnos cada uno a su rol dentro de la empresa.
Ventas quería agilidad en el mercado de cara al cliente.
Administrativo quería controlar el proceso al menor costo
Legal quería minimizar los riesgos de cobranza.
Como conciliar con tantos egos?
Lo primero que hicimos fue quitarnos la camiseta de los puestos actuales y tratar con personas.
Al principio fue difícil, nuestros paradigmas seguían diciendonos como hacer las cosas y el resultado no se daba. Comenzaba la frustración. El tiempo seguía su marcha.
La propuesta dejaba muchos espacios vacíos para resolver como excepciones, pero sabemos que poco las excepciones se van convirtiendo en practicas regulares.
Hasta que hicimos una pausa y dijimos...~Vamos a pensar como dueños la empresa y desde esa perspectiva cuestionar todo el proceso.
~Si tu fueras el dueño de la empresa permitirías tal o cual situación?
~Si tu fueras el dueño de la empresa dejarías este tema al aire?
~Si tu fueras el dueño de la empresa no exigirías a las demás áreas que hagan una actividad en x tiempo?
~Si tu fueras el dueño de la empresa pedirías tantas firmas?
El resultado del Taller Kaisen?
R= 3 días (minimizando tiempos, maximizando la rentabilidad del negocio y minimizando los riesgos financieros y de mercado)
Increíble pero cierto. La próxima vez que no sepas como resolver un problema en tu empresa...Piensa como Dueño.
Recibe un fuerte abrazo.
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